Ich benutze KI den ganzen Tag. Schreiben, programmieren, der lästige Verwaltungskram. Am liebsten im Terminal, aber der Ort ist fast egal: Vieles davon hätte vor ein paar Jahren nach Science-Fiction geklungen.
Eine Weile habe ich das auch anderen erzählt. Freunden mit normalen Bürojobs. Leuten, die eine kleine Firma führen. Allen, die von Hand etwas erledigen, was ein Modell in Sekunden schafft. Inzwischen arbeite ich zusätzlich für eine Agentur, die KI ernsthaft ins Tagesgeschäft einbauen will.
Die meisten haben genickt, wenn ich Vorschläge gezeigt habe. Am Ende hat sich fast nichts geändert.
Schaue ich mir an, wie diese Büros laufen, verstehe ich es. Dort tickt eine andere Uhr.
Word-Dokumente, die hin- und hergemailt werden. Excel-Tabellen mit Formeln, die niemand mehr versteht. Meetings, Notizen und Dokumente über ein Dutzend Accounts, Laufwerke und Tools verstreut.
Ein Ablauf, der nur im Kopf einer einzigen Person existiert, dazu ein Ordner namens Final_v3_WIRKLICH_FINAL.docx.
Das ist Chaos. Und genau daran scheitern die meisten zuerst: Wo überhaupt anfangen?
KI kann heute schon viel
Ich habe für den Betrieb meiner Frau, sie führt eine kleine Kindertagespflege, an einem Nachmittag einen Steuerrechner gebaut. Kein Berater, keine Vorlage. Ich habe nur beschrieben, was ich brauche, und immer weiter verfeinert. Daraus wurde später ein ganzes App-System für weitere Kindertagespflegebetriebe.
Das ging schnell und war trotzdem beachtlich.
KI-Programmierung ist riesig. Ich lasse mir Code reviewen, entwerfe Texte damit, wühle mich durch Dokumente, für die ich sonst nie Zeit hätte. Privat wie geschäftlich. Ich baue mir Automatisierungen für alles, was öfter als einmal anfällt.
KI kann viel. Und wird schnell besser.
Da sollte man meinen, jede Firma reißt sich darum.
Tut sie nicht. Sie versuchen es vielleicht. Nur eben nicht ernsthaft.
Word und Excel
Die meisten größeren und älteren Firmen, zumindest hier in Deutschland, wo ich lebe, laufen auf Microsoft. Word, Excel, Outlook, Teams. Schon immer. Das ganze Gebäude atmet Office.
Nicht weil es besser wäre als die Alternativen. Sondern weil es einfach da ist. Jeder kennt es. Jeder Bericht, jedes Makro, jede Quartalszahl baut darauf auf.
Dazu kommt das Abo, das längst läuft. Wozu also wechseln.
Einen KI-Workflow setzt man da nicht über Nacht rein. Die KI wohnt nicht dort, wo die Arbeit passiert. Die Arbeit steckt in einer 200-Tabs-Excel-Datei, die seit 2014 gepflegt wird.
Der Flaschenhals ist nicht das Modell.
Das Denkproblem
Probieren Firmen KI trotzdem aus, schrauben sie sie meist an den alten Prozess. Gleiche Formulare, gleiche Freigabeketten, jetzt mit Chatbot obendrauf. Copilot sortiert E-Mails. ChatGPT beantwortet die Frage, wie man den Prozess „optimiert".
Das bringt kaum etwas.
Die eigentliche Kraft zeigt sich erst, wenn man den Workflow selbst neu denkt. Nicht fragen: Wie mache ich diese Excel-Tabelle schneller. Sondern: Brauche ich diese Excel-Tabelle überhaupt noch.
Das fragt kaum jemand. Noch nicht.
Die Excel-Tabelle ist der Job. Der Prozess ist das Organigramm. Den Workflow zu ändern heißt, Zuständigkeiten zu verschieben, und das ist Politik, keine Technik.
Also bleibt die KI stehen, einsatzbereit, während alle weitermachen wie bisher.
Regeln, Daten, Haftung
Dann kommt noch der nüchterne Teil.
Wohin gehen die Daten? Wer hat das Tool freigegeben? Ist das nach unseren Regeln überhaupt erlaubt? Und wenn etwas schiefgeht, wer haftet?
Berechtigte Fragen. Eine Firma kann nicht einfach Kundendaten in einen x-beliebigen Chatbot kopieren. Sollte sie nicht, auch wenn es vermutlich trotzdem schon zu oft passiert.
Aber schaut euch an, wie schwer es Organisationen fällt, überhaupt von Microsoft loszukommen. Deutschland versucht das seit Jahren und schafft es meistens nicht. Wenn schon der Wechsel der Office-Suite so schwerfällt, ist es erst recht schwer, die Denkweise hinter dem täglichen Arbeiten neu zu verdrahten.
Fairerweise
Firmen sind nicht einfach nur langsam und träge. Natürlich nicht.
Ein Teil der Vorsicht stimmt. Die Technik läuft schneller, als jede IT-Abteilung sie sicher nachziehen kann. Modelle erfinden immer noch Dinge. KI in ein echtes Unternehmen einzubauen, mit echtem Geld und echter Haftung, ist etwas anderes, als zuhause am Mac herumzuprobieren.
Und ein großer Teil der „KI-Transformation" da draußen ist Hype. Berater verkaufen Folien. Tools suchen ein Problem. Auch die Werkzeuge selbst kosten ordentlich Geld.
Also ist ein Teil des Widerstands schlicht gesunder Menschenverstand.
Wer vorher abschätzen will, ob sich ein eigener KI-Assistent fürs eigene Business überhaupt lohnt, statt sich einfach eines der Hype-Tools andrehen zu lassen, findet bei burkhardrosemann.de eine Einordnung dazu.
Menschen ändern sich langsamer
Die Lücke liegt inzwischen nicht mehr an der Technik. Die funktioniert, wenn man weiß, wie. Sie steht bereit.
Der Mensch ist der schwierigere Fall. Gewohnheiten, eine Denkweise, die zwanzig Jahre gebraucht hat, um sich festzusetzen, und sich nicht in einem Quartal ändert.
Irgendwann passiert es, da bin ich sicher. Langsam, Firma für Firma. Wahrscheinlich nicht, weil jemand das richtige Tool kauft, sondern weil eine neue Generation nachrückt, die die alte Arbeitsweise nie gelernt hat.
Bis dahin ist KI im Büro noch nicht angekommen.
