Meine Notizen wohnen in Apple Notes. Artikelideen, Packlisten, Steuerkram. Alles.
Aber ich habe zehn Jahre bei Google gearbeitet, und dort lebt man in Googles Welt. Meine schnellen Notizen landeten in Google Keep, ungefähr ein Jahrzehnt lang.
Heute arbeite ich mit einer Agentur, die auf Microsoft läuft. Teams, Outlook, SharePoint. Und eben OneNote, das ich jetzt zum ersten Mal richtig aus der Nähe sehe.
„OneNote vs Google Keep" taucht in meiner Search Console jede Woche auf. Hier ist also der Vergleich, von jemandem, der in dem einen gelebt hat und neben das andere gesetzt wurde. Und privat keins von beiden nutzt.
Keep
Google Keep ist der digitale Klebezettel. Immer noch. Im Kern jedenfalls.
Karten an einer Wand, Farben, Labels, ein Suchfeld. Das ist die ganze App.
Und das ist keine Beleidigung. Viele von uns brauchen genau diese Einfachheit. Keep öffnet schnell, nimmt die Notiz, synchronisiert überall dorthin, wo ein Browser läuft, und ist wieder weg. Aus einem Sprachmemo wird Text, aus einer Liste werden Häkchen. Die zwei wichtigen Notizen pinnt ihr fest, der Rest sinkt nach unten.
Bei Google habe ich es für alles Kurze benutzt. Niemand hat mir Keep beigebracht. Muss auch niemand.
Kostenlos übrigens. Ein Google-Konto ist der ganze Preis.
Die Grenzen zeigen sich, sobald eine Notiz wächst. Zwei Absätze gehen. Zehn eher nicht. Keine Ordner, kaum Formatierung, keine Struktur jenseits von Labels und Farben. Keep will nicht euer zweites Gehirn sein. Es will einen Gedanken halten, bis ihr euch kümmert. Für viele reicht das nicht.
Manchmal wirkt Keep auf mich verlassen. Ist es aber wohl nicht. Google verdrahtet gerade Gemini mit seinen Apps, Keep eingeschlossen, soweit ich das sehe. Und Keep gibt es seit 2013, das ist uralt für ein Google-Produkt. Googles Produktfriedhof hat jüngere geholt.
OneNote
OneNote ist die gegenteilige Idee. Notizbücher, Abschnitte, Seiten. Eine Leinwand, auf der Text, Tabellen, Bilder und PDFs dort landen, wo ihr sie fallen lasst. Handschrift, Audioaufnahmen, alles dabei. Auf dem Papier ist OneNote hier der Ernsthafte. Und es läuft überall, auch auf dem Mac.
Ebenfalls kostenlos, größtenteils. Das Microsoft-365-Abo schwebt darüber, aber die App selbst kostet nichts.
Für Studierende kann das großartig sein. In der Vorlesung mitschreiben, parallel den Ton aufnehmen, später auf eine Zeile klicken und hören, was in dem Moment gesagt wurde. Davon kann Keep nur träumen.
Und dann benutzt man es.
Die App ist schwer. Alles von Microsoft ist das. Mir will nicht in den Kopf, warum ein Billionen-Dollar-Konzern keine gute App hinbekommt.
Menübänder, Seitenleisten, Sync-Kringel, ein Einstellungslabyrinth. Jedes Mal, wenn ich OneNote auf dem Agentur-Laptop öffne, suche ich erst einmal meinen Weg.
Software, gebaut von einem Komitee, das sich nie getroffen hat.
Dazu die Versionsgeschichte, sehr Microsoft: Windows hat jahrelang zwei verschiedene OneNotes ausgeliefert. „OneNote" und „OneNote für Windows 10". Fast gleicher Name, verschiedene Apps. Im Oktober 2025 hat Microsoft eines der beiden in Rente geschickt, es ist seitdem schreibgeschützt. Jahre der Verwirrung, gelöst durch langsames Sterbenlassen.
Microsoft war noch nie gut in Design. Wirklich nie. OneNote liefert dafür den nächsten Beweis.
In deutschen Büros stellt sich die Frage oft gar nicht
Der Vergleich hat hierzulande eine Besonderheit, die in den amerikanischen Gegenüberstellungen fehlt: Die meisten deutschen Firmen laufen komplett auf Microsoft. Wer OneNote will, hat es schon. Wer Keep will, hat ein Problem.
Denn Keep hängt am Google-Konto, und ein privates Google-Konto hat in der Firmen-IT nichts verloren. Berufliche Notizen mit Kundennamen in einer privaten Cloud sind ein Datenschutzfall, kein Produktivitätstrick. Google Workspace gäbe es natürlich, nur setzen es hier vergleichsweise wenige Firmen ein.
Die Ironie: Sauber ist Microsoft damit auch nicht. Die Datenschutzkonferenz kam 2022 nach zwei Jahren Prüfung zu dem Schluss, dass sich Microsoft 365 nicht datenschutzkonform betreiben lässt. Microsoft hat seitdem nachgebessert, die Debatte läuft trotzdem weiter. Am Alltag der meisten Büros ändert das wenig.
Der direkte Vergleich
Die Kurzfassung:
- Einen Gedanken festhalten: Keep. Deutlich. Öffnen, tippen, fertig.
- Alles, was länger als ein Bildschirm ist: OneNote. Hier gibt Keep auf.
- Struktur: OneNote, falls ihr sie gern baut. Keep hat Labels und Farben, das war's.
- Zusammenarbeit: Beide teilen Notizen. Büros machen das über OneNote, Keep ist eher die geteilte Einkaufsliste.
- Preis: Beide kostenlos. Seltenes Unentschieden.
- Freude bei der Benutzung: Keep. Und die Latte liegt niedrig.
OneNote gewinnt die Funktionsliste. Keep gewinnt die zehn Sekunden, die eine Notiz dauert.
Einen Haken gibt es immer
Meine Befangenheit zuerst: Ich bin Apple-Nutzer. Meine eigentliche Notiz-App ist Apple Notes, und gegen die verlieren für mich beide. Nur hilft das niemandem weiter, der auf Windows sitzt.
Keeps Haken ist der Funktionsumfang. An dem Tag, an dem eure Notizen Struktur brauchen, hat es nichts für euch. Es ist ein Werkzeug fürs Festhalten und bleibt ein einfaches.
OneNotes Haken bin vielleicht teilweise ich. Es gibt Leute, die den ganzen Tag in Microsoft 365 leben und darauf schwören, und für Studierende macht es Dinge, die kaum eine andere kostenlose App kann. Notion vielleicht, richtig eingerichtet. Oder Obsidian. Solche Werkzeuge.
Läuft eure Arbeit ohnehin in der Microsoft-Welt, ist OneNote die naheliegende Wahl.
Und dass Keep ein Google-Produkt ist, schneidet in beide Richtungen. Dreizehn Jahre alt, ja. Aber Google hat schon an älteren Lieblingen das Interesse verloren. Prüft einmal den Export, egal wofür ihr euch entscheidet. Bevor ihr ihn braucht.
Unterm Strich
Keep ist in Ordnung. Für kurze Notizen, Listen und halbe Gedanken reicht es vielleicht völlig. Ich verstehe, warum Leute es mögen. Ich mochte es zehn Jahre lang. Für das einfache Zeug funktioniert es, besser als die meisten.
OneNote kann mehr, und ich wollte es für diesen Vergleich mögen. Aber jeder Microsoft-Dienst, den ich anfasse, fühlt sich gleich an: schwer, voll, irgendwie freudlos. Und überall Werbung. Teams, SharePoint, jetzt OneNote. Es fügt sich ein. Bei Windows ging es mir genauso.
Falls die Wahl nur zwischen diesen beiden steht: Keep für das Einfache. OneNote, falls euer Leben ohnehin auf Microsoft läuft. Und nur dann.
Ich klappe den Agentur-Laptop zu, nehme mein iPhone, und die Notiz landet in Apple Notes. Meine Werkzeugkiste ist da längst sortiert. Notion hatte ich auch mal, die Komplexität brauche ich nicht mehr.
Und bei euch?
